İSG-KATİP işyeri hekimi kayıt sistemi, Türkiye’de işyeri sağlık ve güvenliği uygulamalarının en kritik dijital altyapısıdır. 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu ile zorunlu hale getirilen bu sistem, sizin ve işletmenin yasal sorumluluklarını yerine getirmesi için tek doğru kapı. Ancak pratikte çok sayıda işyeri hekimi, hangi kayıtların ne zaman, nasıl girilmesi gerektiğinden emin değildir. Bu yazıda, İSG-KATİP’teki tüm kayıt zorunluluklarını adım adım anlatacağım.

İSG-KATİP Sistemi Nedir?

İSG-KATİP, “İş Sağlığı ve Güvenliği Kayıt ve Takip Platformu” anlamına gelir. Sosyal Güvenlik Kurumu (SGK) tarafından yönetilen bu sistem, işyerleri ve işyeri hekimlerinin tüm İSG faaliyetlerini merkezi bir veri tabanında kaydetmesini zorunlu kılar.

Sistem 2021 yılında zorunlu hale getirilmiş olup, günümüzde şu önemli işlevleri yerine getirir:

İşyeri hekiminin yetki ve sorumluluklarının belgelerle kanıtlanması
Yapılan muayenelerin, testlerin ve sağlık taraması sonuçlarının resmî kayıt altına alınması
SGK denetimlerinde her an erişilecek, dijital belgelerin oluşturulması
Çalışanların sağlık sürekliliklerinin izlenmesi
Riskli işlerde periyodik kontroller için uyarı sistemi

Özetle, İSG-KATİP’teki eksik veya hatalı kayıtlar, hem sizin hem de işletmenin yasal sorumluluk açısından zayıf duruma düşmesi anlamına gelir.

İSG-KATİP’teki Temel Kayıt Türleri

1. Sözleşme Bildirimi (Yetki Belgesi)

Her şey bir sözleşme bildirimiyle başlar. Yeni bir işyerinde işyeri hekimi olarak atandığınız anda, 30 gün içinde İSG-KATİP’e sözleşme bildirimi yapmanız zorunludur. Bu adım aynı zamanda sizin hukuki olarak o işyerinin sorumlu hekimi olduğunuzu kanıtlar.

Sözleşme bildirimi yaparken şunları eksiksiz doldurmalısınız:

İşyeri adı, adresi ve SGK işyeri kod numarası
İşyeri riski sınıflandırması (çok düşük, düşük, orta, yüksek)
Çalışan sayısı
Sözleşme başlama ve bitiş tarihleri
Hekimlik görev türü (tam zamanlı, yarı zamanlı, danışmanlık)
Eğer varsa sağlık memuru bilgileri

Sık yapılan hata: İşyeri adresini yanlış girmek veya güncellemek. Denetim sırasında bu bilgiler kontrol edilir.

2. Ön Muayene Kaydı

Yeni işe alınan her çalışanın işe başlamadan önce ön muayenesi yapılmalı ve İSG-KATİP’e kaydedilmelidir. 6331 sayılı Kanunun 11. maddesi bu konuda açık ve net: ön muayene olmadan çalışan işe başlatılamaz.

Ön muayenede kaydetmeniz gereken bilgiler:

Çalışanın kimlik numarası, adı soyadı
Muayene tarihi ve saat
Fizik muayene bulguları (kan basıncı, nabız, vücut ısısı)
Laboratuvar sonuçları (var ise)
Muayene sonucu (uygun, koşullu uygun, uygunsuz)
Varsa özel sağlık raporları (aile hekimi, uzman görüşü)
Muayene sonrası verilen tavsiyeler

Dikkat: Koşullu uygun ile uygunsuz sonuçları çok ciddiye almalısınız. Bu durumlarda insan kaynakları müdürlüğünü bilgilendirmek ve gerekli önlemleri almak sizin görevinizdir.

3. Periyodik Muayene Kayıtları

Riskli işlerde çalışan işçiler, belli aralıklarla periyodik muayenelere tabi tutulmalıdır. Bu aralıklar işin türüne ve riskine göre değişir:

Yüksek risk işler: 6 ayda bir
Orta risk işler: Yılda bir
Düşük risk işler: 2 yılda bir

İSG-KATİP’in en kullanışlı özelliklerinden biri, bu tarihler için size otomatik uyarı göndermesidir. Ancak sorumluluğu sistem taşımaz—sizin takip etmeniz gerekir.

Periyodik muayene kaydında, muayene bulguları kadar önemli bir diğer unsur da sonraki muayene tarihini doğru belirlemektir. Eksik veya yanlış tarih, denetimde ciddi sorunlara yol açar.

4. Özel Sağlık Muayene Kayıtları

Belirli işlerde çalışanlar (kimyasal maruziyeti olan, gürültülü ortamlarda çalışanlar, vb.) özel sağlık muayanesine ihtiyaç duyabilir. Örneğin:

Asbestos maruziyeti olanlar → akciğer grafisi, solunum fonksiyon testi
Gürültülü ortamlarda çalışanlar → odyoloji testi
Kimyasal maddelerle çalışanlar → biyokimya testleri
Radyasyon maruziyeti olanlar → radyasyon izleme testleri

Bu muayenelerin tam raporları İSG-KATİP’e yüklenmesi gerekir. Sadece “yapıldı” yazıp detay vermemek yetersizdir.

5. Yıllık Çalışma Planı

Her yıl başında, İSG-KATİP’e bir yıllık çalışma planı girmek zorunludur. Bu plan, o yıl yapacağınız:

Ön muayene sayısı (tahmini)
Periyodik muayene sayısı
Özel muayene programı
İşyerinde yapacağınız sağlık taraması veya kampanya
Çalışan eğitimleri
Riskli işlerde alet ve ekipman kontrolleri

Bu plan, SGK denetiminde sorulacak ilk belgelerden biridir. Hazırlandığını iddia ettiğiniz ancak İSG-KATİP’te görülmediği takdirde, inanılırlık sorunu oluşur.

6. İşyeri Sağlık Taraması Sonuçları

Sağlık haftaları, grip kampanyaları, koroner risk taraması gibi toplu sağlık etkinlikleri yapıyorsanız, bunların sonuçlarını da İSG-KATİP’e kaydetmeniz gerekir.

Kaydedilecek bilgiler:

Etkinliğin adı ve tarihi
Katılımcı sayısı
Yapılan testler (kan basıncı ölçümü, kolesterol, vb.)
Bulunan anormallik ve tavsiyeler
Etkinliğin sorumlu sağlık profesyoneli

İSG-KATİP Kaydı Yaparken Sık Yapılan Hatalar

Müdür olarak onlarca işyerini denetledim. İşyeri hekimlerinin İSG-KATİP’te yaptığı en yaygın hatalar:

Hata 1: Geç Kayıt

Ön muayene yapıldı ama bir ay sonra kaydedilmiş. Veya sözleşme başladı ama 60 gün sonra sisteme girilmiş. SGK bunu kesinlikle sorunlu görür.

Hata 2: Eksik Bilgi

Muayene yapılmış ama fizik muayene bulguları yazılmamış, sadece “yapıldı” yazılmış. Veya laboratuvar testinin değerleri girilmemiş. Bu kayıtlar hukuki olarak “yapılmadı” hükmündedir.

Hata 3: Yanlış Çalışan Kimlik Numarası

Aynı çalışan için farklı kayıtlar oluşturulmak, veya tercüme belgelerde adın yanlış yazılmış olması. İSG-KATİP sistem olarak bunu otomatik yakalamasa da denetimde sorun olur.

Hata 4: Muayene Sonucu Hatası

“Uygunsuz” kaydettikten sonra çalışanın hala işe alınması veya çalıştırılması. Veya “koşullu uygun” olmasına rağmen hiç bir şart konulmamış olması.

Hata 5: Periyodik Muayene Tarihinin Yanlış Belirlenmesi

6 ayda bir yapılması gereken muayeneyi “bir yıl sonrası” olarak kaydettirmek. Sistem uyarı gönderemez ve denetim sırasında bulunur.

Denetimde İstenen Belgeler ve İSG-KATİP ile İlişkisi

SGK denetçileri İSG-KATİP’i açtıklarında, şu sorgulamaları yaparlar:

“Bu işçinin periyodik muayenesi yapıldı mı? Kaç aydır yapılmadı?”
“Ön muayeneler neden eksik? Laboratuvar sonuçları nerede?”
“Bu kayıtlardaki çalışan kimlik bilgileri doğru mu?”
“Yıllık plan sayılarla gerçek uyuyor mu?”
“Uygunsuz muayene sonrası ne yapıldı?”

Eğer İSG-KATİP’teki veriler tutarlı, eksiksiz ve zamanında girişe dönükse, denetim çok daha rahat geçer.

İSG-KATİP Eksik Kaydından Doğan Cezalar

6331 sayılı Kanunun 29. maddesinde açık hüküm vardır: Ön muayene yapmayan veya kaydı yapılmayan işyerlerine ceza uygulanır.

Güncel ceza miktarları (2024) şu şekildedir:

Ön muayene yapmamak: 500-5.000 TL
Periyodik muayene yapmamak: 500-5.000 TL
Yanlış veya eksik kayıt: 250-2.500 TL
Sözleşme bildirimi yapmamak: 1.000-10.000 TL

Bunlara ek olarak, işyeri hekimi olarak sizin müeslek telakkileri ihlali nedeniyle Tıp Doktorları Sağlık Kurulu’na şikâyet da gelebilir.

İSG-KATİP Kaydını Adım Adım Yapmanın Pratik Yöntemi

Teorik bilgi kadar pratik yöntem de önemlidir. İşte siz yapmalı bir sistem:

Adım 1: Ayın Başında Kontrol

Her ayın ilk işi gün olarak, İSG-KATİP’teki “Periyodik Muayeneler” sekmesine girin. O ay yapılması gereken muayeneleri listeleyin.

Adım 2: Muayene Sırasında Kayıt

Muayene yapıldıktan hemen sonra (en geç gün sonunda) bilgileri girebileceğiniz şekilde bir mobil not tutuş sistemi kullanın. Tıbbi bilgiler hafızadan yanlış kaydedilir.

Adım 3: Belgeleri Arşivle

Fizik muayene bulguları, laboratuvar sonuçları ve spesialist raporlarını taranmış veya dijital kopya olarak bir klasörde saklayın. Denetim sırasında hızlı erişim için lazım.

Adım 4: Aylık Denetim

Ay sonunda, kaydedilen muayene sayısıyla gerçek yapılan muayene sayısını karşılaştırın. Eksik var mı? Değer mi?

Adım 5: Yıllık Özet

Yıl sonunda, tüm muayenelerin sayısını rapor halinde yazıp yıl başında hazırladığınız planla karşılaştırın.

İSG-KATİP Mobil Uygulaması vs Web Arayüzü

SGK tarafından sağlanan mobil uygulama, hekimlerin saha da muayene sırasında doğrudan veri girmesini kolaylaştırır. Ancak:

Web arayüzü daha detaylı ve tam işlevli
Mobil app sadece temel veri girişine uygundur
Hassas tıbbi bilgiler (özel sağlık muayeneye ait) web’de girilmeli
Hem app hem web eşzamanlı güncellenebilir

Tavsiyem, mümkünse hem kullanmak ve kağıt tabanlı not tutup, haftalık web güncelleştirmesi yapmaktır.

İSG-KATİP’teki Gizlilik ve Veri Koruma

İSG-KATİP’te giren veriler SGK’nın güvenli sunucularında tutulur, ancak:

Denetçiler erişebilir
İşletme sahibi kendi işyerinin verilerine erişebilir
Çalışan, kendi muayene sonuçlarına yetki almışsa erişebilir

Hassas tıbbi bilgileri (HIV, psikiyatrik durum, vb.) girerken çalışanın onamını almış olduğunuzdan emin olun. KVKK ve tıbbi gizlilik kuralları yine de geçerli.

Sonuç ve Özet

İSG-KATİP, işyeri hekiminin yasal sorumluluklarını dijital ortamda kanıtlayan önemli bir araçtır. Onu doğru kullandığınız sürece:

SGK denetimlerinde güçlü bir pozisyon almanız sağlanır
Çalışanların sağlık sürekliliği izlenebilir
Hukuki uyuşmazlıklarda kanıt oluşturulur
Çalışan sağlığında boşluklar tespit edilebilir

Ancak göz ardı etmeyin ki, sistem sadece kayıt araçıdır. Asıl sorumluluk, gerçekten kaliteli muayeneler yapmak ve çalışanların sağlığını korumaktır. İSG-KATİP bu çalışmanızı belgelemek için vardır, değiştirmek için değil.

Sözleşme bildirimi, ön muayene, periyodik kontrol, özel muayeneler ve yıllık planı eksiksiz tuttuğunuz sürece, hem mesleki vicdanınız rahat olacak hem de yasal riskiniz minimum düzeyinde kalacaktır. Başarılar dilerim.